Money Mindset – de potjes methode
Als ondernemer wil je bezig zijn met…ondernemen! Of je nu een webshop, je eigen winkel of een bedrijf met flink wat medewerkers hebt. Je bent druk met je personeel, je klanten, je zichtbaarheid op social media en het bedenken van nieuwe producten of diensten. En dan opeens is daar weer die kwartaalaangifte van de belastingdienst; heb je hier wel geld voor apart gezet? En kan je dat nú missen in deze hectische corona tijden?

Boekhouden en de bijbehorende administratie zijn vaak niet de meest leuke klusjes. En kan voor behoorlijk wat stress zorgen; en dat is eigenlijk niet nodig. Want met mijn methode en money mindset weet jij precies hoe je ervoor staat met je bedrijf. Het geeft je rust in je financiën en je maakt betere keuzes. Het inzicht hebben in je financiën is, wellicht juist nu in tijden van corona, enorm belangrijk. Voor elke ondernemer is het belangrijk om te weten hoe je er financieel voor staat en of je genoeg gereserveerd hebt voor je zakelijke lasten, investeringen, jouw eigen ‘loon’ en dat van eventueel personeel.

Waarom werken met potjes?
Voordat ik in ga op de werkwijze, vertel ik wat meer over wat het oplevert. Het hele idee achter het werken met potjes is, dat je direct nadat je een factuur uitbetaald krijgt een vast percentage wegstort naar een potje. En dat heeft vele voordelen:

• Het is super voor je money mindset; lees geeft rust;
• Je weet altijd exact hoe je geldzaken ervoor staan;
• Het zorg dat je doelgericht stuurt in je bedrijf;
• Jij bent in control over je saldo; het laat je niet meer verrassen;
• Het geeft je structuur in je boekhouding
• Het maakt je bewust van je inkomsten, uitgaven en reserveringen.
• Je weet dat je genoeg apart zet, dus geen worries als er facturen of er een brief van de Belastingdienst binnenkomt.

Welke potjes?
Het is belangrijk om een goede keuze te maken voor je verschillende potjes. Op die manier houd je een goed overzicht van je financiële situatie. Dit betekent dat sommige ondernemers misschien werken met zes potjes en andere weer met acht. En ook het soort potjes zal verschillen. Een bootcampbedrijf zal een potje hebben voor de aanschaf van (toekomstige) materialen zoals kettlebells en andere gewichten. Terwijl een ondernemer met een winkel waarschijnlijk een potje heeft voor personeelskosten.

Zelf werk ik met de volgende potjes

Met een zakelijke rekening bij KNAB* kun je zoveel spaarrekeningen openen als je zelf wilt. En dat is superhandig, want zo kun je voor elk potje een spaarrekening openen en deze ook de naam geven die bij het potje hoort.

Je zult je misschien afvragen waarom heb je een pot winst 2019; hier komt toch niets meer in? Dat klopt inderdaad. Hierin zit nog een deel van mijn winst over 2019 die ik niet naar mijn privé heb overgemaakt/ naar mezelf heb uitgekeerd. Deze heb ik voor extra investeringen/ opleidingen/ ziekte e.d..

Hoe de potjes te vullen?
Bij Profit First* adviseren ze om voor elk potje een bepaald vast percentage te hanteren. Maar die vaste percentages kunnen wellicht niet passen bij je inkomsten en uitgaven. Zelf kies ik er daarom voor om exact door te rekenen welke percentages en bedragen je apart moet zetten voor jouw bedrijf. Dus welk deel van elke factuur die je verstuurd gaat naar welk potje/ spaarrekening. De basis is uiteraard jouw omzet en kosten; hoeveel zakelijke kosten heb je; hoeveel nettoloon wil je naar jezelf overmaken etc.

Rekenen en cijfertjes
Je begint met rekenen; globaal zijn dit de stappen die je moet zetten:

1. Bereken hoeveel je privé netto precies nodig hebt om van te leven of wilt uitkeren aan jezelf. (Voor het potje loon)
2. Dus hoeveel moet je aan het einde van het boekjaar aan nettowinst hebben verdiend?
3. Reken dit terug naar bruto bedragen; dit verschilt per bedrijf.
4. Maak een berekening van je daadwerkelijke zakelijke lasten; bekijk dit eerst jaarlijks en reken dit dan terug naar een maand bedrag. (dit voor het potje zakelijke kosten)
5. Bekijk welke potjes je verder wilt hebben; bijvoorbeeld voor personeel, kantoorhuur, investeringen en/ of marketing, en bereken de bedragen hiervoor door.
6. Op basis van je geprognotiseerde omzet en je kosten kun je ook je te betalen inkomstenbelasting berekenen. (voor je potje belastingen)
7. Maak je potjes concreet, door hiervoor spaarrekeningen te openen.

Wil je dat ik deze potjes volledig doorreken voor jouw bedrijf? Zodat je exact weet wat voor jouw onderneming de bijbehorende bedragen & percentages zijn? Dat kan met 1 rekensessie, hier lees je er alles over.

Aan de slag
Wekelijks verdeel ik de binnengekomen bedragen over de potten/ spaarrekeningen.

Voor de BTW zet ik de gehele 21% apart. Na de kwartaal aangifte boek ik, na betaling van de aangifte, de voorbelasting over naar mijn WINST-potje. Dan voelt de aangifte meteen wat minder erg.

Na het apart zetten van de inkomstenbelasting en de BTW, vul ik als eerste mijn zakelijke lasten pot tot het maandelijks benodigde bedrag bereikt is. Met de overige inkomsten vul ik mijn loonpoot en personeelspot. Alles wat overblijft gaat rechtstreeks naar de winst pot. Je krijgt hiermee duidelijk inzicht vanaf wanneer je in de maand winst draait (waarbij ik dan loon niet als winst zie, wat het natuurlijk officieel wel is als eenmanszaak).

Begin je dus op de 16e van de maand met bedragen naar de pot winst over te boeken, dan weet je dat je voor de andere potten genoeg geld apart hebt gezet. Dat geeft enerzijds een gerust gevoel, en tevens is het leuk om te weten dat alle inkomsten die in die maand nog volgen winst zijn!!

Zelf check ik elke maand op basis van de daadwerkelijk gemaakte kosten en de ontvangen inkomsten het percentage van de inkomstenbelasting. Een extra controle of ik daadwerkelijk genoeg apart heb gezet of dat ik eventueel het percentage voor deze pot voor het komende kwartaal moet aanpassen.

Dus…
Door deze werkwijze te hanteren weet je precies hoe je ervoor staat met één blik op je zakelijke rekening en je gekoppelde spaarrekeningen. Geen gestress over kosten of de belastingen want je weet dat je hiervoor geld apart hebt gezet. Blok elke week een tijdstip waarop je dit uitvoert, zodat je de rest van de tijd kunt besteden aan wat je echt leuk vindt!

Mocht je je ervaringen willen delen met de ‘potjes’ methode; heb je nog vragen of wil je dat ik je hierbij help, laat het me dan gerust weten!

*Het blog is geschreven op persoonlijke titel en ik word niet gesponsord door diensten of bedrijven.